İş Hayatında İletişimin Önemi

İş Hayatında İletişimin Önemi

Türk Dil Kurumuna göre iletişim, duygu, düşünce veya bilgilerin akla gelebilecek her türlü yolla başkalarına aktarılması, bildirişim ve haberleşme olarak tanımlanmaktadır.

İletişim, duyguların, düşüncelerin, görüşlerin veya bilgilerin insanlar arasında aktarılması olarak da ifade edilebilir. İletişim sözlü olarak gerçekleştirebileceği gibi duygular ve düşünceler yazılı olarak da aktarılması yoluyla gerçekleştirilebilir. Yaşadığımız 21. yy. bu nedenle bilgi ve iletişim çağı olarak nitelendirilebilmektedir. Bilginin oluşabilmesi ve iletilmesi iletişim kurularak mümkün olabilmektedir.

Toplumsal yaşam içerisinde iletişim, insanların birbirini anlamaları için gerekli olan tek yoldur. İletişim aslında bir anlamın paylaşılmasıdır.

Etkili iletişim kişilerin iş yaşamlarında sorunları çözmelerine yardımcı olurken kişisel yaşamlarında da ilişkilerini iyileştirmelerine ve sürdürmelerine yardımcı olur.

İş yaşamında ortak bir amacı gerçekleştirmek için bir araya gelen kişiler veya gruplar için iletişim hayati bir öneme sahiptir. Şirket veya kurum içerisinde kişiler arasında olması gereken uygun etkileşimi sağlayan araç ise kurum içi iletişimdir. Kurum içi iletişim bir kurumun varlığını sürdürmesinde hayati bir öneme sahiptir ve tüm süreçlerde önemli bir rol oynamaktadır. Kurum içi iletişim olmadan herhangi bir işlevin ya da yönetim sürecinin başarılması olanaksızdır.

Günümüzün önemli bölümünün geçtiği iş yerlerinde iletişimin bozulmasına neden olan birçok kişisel ve dışsal faktörler vardır. Birlikte çalışılan kişilere karşı güvensizlikler, karşı tarafı eksik ya da yetersiz dinleme, gereğinden fazla ve uzun süren bilgilendirmeler/görüşmeler, yaş, jenerasyon, cinsiyet farklılıkları, iş ortamının fiziksel şartlarının sağlıklı olmaması gibi etkenlerin yanında günlük sebeplerden dolayı değişebilen insan psikolojisi de iletişim sorunlarını ortaya çıkartabilmektedir. İş yaşamı içerisinde kurumlarda çalışanlar arasındaki iletişimin bozulmasının bir sebebini ayrı bir parantezde belirtebiliriz. Unvan/pozisyon ya da statü olarak değerlendirilebilecek farklılıklara göre iletişim ve saygı seviyelerini değiştiren yönetici pozisyonundaki kişiler ve bu kişilerin özellikle daha alt pozisyonda çalışanlara karşı tutundukları olumsuz tutum da çalışanlar arasında iyi iletişiminin bozulmasında önemli bir yer almaktadır.

Gerek günlük hayatımızda gerekse iş hayatında kişiler kendilerine söylenenleri öncelikle kendi tecrübelerine ve bildiklerine göre yorumladıklarının unutulmaması gereklidir. Kendi açısından istediği ve anladığı şekilde değerlendirebilmektedirler. Çalışma ortamında bir soruna çözüm aranırken karşı tarafın neyi nasıl yorumlayarak anladığını öğrenmek faydalı olacaktır. Kurum içerisinde ya da kurum dışında olan kişilerle etkin iletişimi sağlamak için karşılıklı ihtiyaçları analiz etmek ve buna bağlı bir iletişim süreci kurmak gerekmektedir.

İletişim için şu çok bilinen cümleyi hatırlamakta fayda var;

“Düşündüğünüz, söylemek istediğiniz, söylediğinizi sandığınız, söylediğiniz, karşınızdakinin duymak istediği, duyduğu, anlamak istediği, anladığı.”

Kurumlarda İletişim Neleri Etkiler

İş hayatında çalışanların birbirleriyle kurdukları iletişim, yönetme, sorumlu olduğu görevleri yerine getirme, planlamalara uyum gibi hayati konuları uygun ve hızlı bir şekilde yerine getirilmesini sağlar.

Çalışılan kurum içerisinde de çalışanlar tarafından iletişimin doğu bir şekilde yönetilmesiyle kişiler görevleri itibariyle bekleneni anlayarak belirlenen hedeflere ulaşmak ve günün sonunda işlerini tamamlamak için gerekeni yaparlar. İşler yapılırken ortaya çıkan sorunlarda iyi bir iletişim ile hızlı bir çözüm bulmak ve hataları düzeltmek mümkün olabilmektedir.

Kurumun bir departmanında ya da farklı birimlerin ortak yaptığı çalışmalar sırasında sağlıklı bir iletişim sağlanamazsa öncelikle yürütülen işler bitirilemeyebilir, aksayabilir hatta işten ayrılmalar, mobbing davalarıyla bile sonuçlanabilir. Olumsuz iletişimin etkileri sadece kurum içerisinde kalmamaktadır, işlerin zamanında ve usule uygun olarak bitirilmemesi veya kontrolünün yapılmaması, müşteri kayıplarına, yasal otoriteler karşısında alınabilecek cezalara, maddi kayıplara kadar gidebilecek sonuçları olduğu yadsınamaz bir gerçektedir.

Kurum içerisinde iletişimin doğru bir şekilde sağlanmasına önem verilmesi bir bütünlük sağlarken kurumun hedeflerine ulaşmasını da hızlandırmaktadır. Ayrıca çalışanlar için de keyifli ve huzurlu bir çalışma ortamı sağlanarak uzun süreli ve işine bağlı çalışanların olduğu daha performanslı ekiplerin bulunduğu bir organizasyon olacaktır.

İş hayatında iyi bir iletişim için;

Öncelikle olumlu yaklaşım,

Merhaba diyebilmek (güne iyi başlamanın ve devam etmenin iyi bir yolu olmasının yanı sıra iyi bir iletişim temeli oluşturmanın da başlangıcıdır),

Karşı tarafın görüşlerine, değerlendirmelerine saygılı olmak ve anlamaya çalışmak (iyi bir proje ve alternatif görüşlerin ortaya çıkmasını sağlayabilir, ayrıca saygılı olmayı kendine hayat felsefesi edinmiş kişiler ile bir arada olmayı tüm çalışanlar istemektedir),

Karşı tarafı dinlemek (İletişim kopukluklarının bir nedeni de dinlememek ve dinlemeden yorum yapmaktır, anlayabilmek için dinlemek gereklidir),

Eleştirileri, geri bildirimleri az ve zamanında yapmak, (Geri bildirimlerin ve eleştirilerin yapıldığı zamanın doğru seçilmesi, eleştirilecek konunun büyüklüğünden daha önemlidir)

Sürekli savunmaya geçmek yerine anlamaya çalışmak,

İnsanlara karşı herhangi bir sebepten dolayı küçümser tavırlara ve saygısız tavırlara girmemek (İş hayatında iyi bir iletişim yolu öncelikle çalışanların üst veya alt pozisyonda olmasına bakılmaksızın ayrım yapmadan saygılı olmaktadır. Karşıdaki kişi unvan veya kendine bağlı alt pozisyonda (ast) olması saygısız olunabileceği anlamına gelmemektedir. Empati yapılması ve ortak bir payda için orada bulunulduğu unutulmamalıdır. Alt pozisyonda bir kişi karşısında davranışları ile üst pozisyonda olan kişilere fazla karşı davranışları birbiriyle uyumsuz olan ve samimi olmayan davranışlarda bulunulması zamanla tüm olumlu iletişimi bozarak yapılan işlere de bu durum yansıyacaktır.),

Verilen sözlerin yerine getirilmesi ve buna bağlı olarak karşılıklı güvenin sağlanması,

İyi bir iletişim sağlamak için ilk adımlar olacaktır.