DENETİMDE ÇALIŞMA KAĞITLARI

DENETİMDE ÇALIŞMA KAĞITLARI

Denetim faaliyetinde çalışma kağıtları, denetimi yapan kişinin incelemeler ve testler için uyguladığı yöntemleri gösterebilmesi ve ulaştığı sonuçlara ilişkin tuttuğu kanıtlarla denetimin belgelendirilmesidir. Başka bir ifade ile incelemeleri yapan denetim personelinin genel kabul görmüş denetim standartlarına göre denetimi belgelediği kanıttır. Çalışma kağıtları eski usul yöntemlerden gelen bir anlam ifade edebilmekte fakat günümüzde çalışma kağıtları genel olarak dijital ortamlarda hazırlanan ve tutulan belgeler olarak yer almaktadır.

Çalışma kağıtlarının önemiyle ilgili olarak işin teorik kısımlarından daha fazla bu belgelerin olması ya da olmaması sonucunda nelerle karşılaşılabileceğinin bilinmesi daha önemlidir.

Denetimde çalışma kağıtları;

İncelemeler kapsamında ulaşılan kanıtları gösterecek şekilde belgeler,

Hazırlanacak denetim raporlarında yer bulgu ve öneriler için kanıt niteliğindedir,

Yapılacak sonraki takip denetimlerinde denetim ekiplerine yol gösterici olabilir,

Yapılan iç denetimin diğer birimler karşısında güvence verme faaliyetini arttırır.

İncelemelerle ilgili çalışma kağıtlarının varlığı ve doğruluğu, iç denetim birimlerinin diğer birimlerle ve yönetimle yaşayabileceği birçok sorun için önem teşkil etmektedir. Her ne kadar denetim kültürünün gelişmiş olduğu şirketlerde bile çalışılsa, birimler veya kişiler tarafından, yapılan denetim faaliyetlerine itiraz edilebilmekte, denetim sonuçlarının sunumu veya raporlanması aşamalarında da bazı olumsuz durumlar ortaya çıkabilmektedir. Bu sebeple denetim raporunda belirtilen her konu için kullanılan yöntem ve elde edilen belgeler önem taşımaktadır.

Çalışma Kağıtlarının İçeriğinde Neler Olmalı?

Denetim çalışmasının uygun şekilde planlandığı ve yürütüldüğünü gösterir şekilde olmalıdır. Burada denetimin planına uygun şekilde hareket edildiği anlaşılabilmeli, denetim kapsamında yapılacak testlerin detayı, birimlerin ilgili süreçlerde yaptığı kontroller ve süreçteki yerlerine uygun olarak testlerin yapılıp yapılmadığı anlaşılabilir olmalıdır. Mali bir denetim yapılıyorsa, mali tablolarda da yer alan değerlerin, belgelerle de uyumlu olduğu ya da olmadığı gösterilebilmelidir.

Bunlarla birlikte denetim raporunda önerilere oluşturmaya yetecek ve denetimin görüşünü bildirilmesi için dayanak oluşturabilecek yeterlilikte olması gerekmektedir.

Denetim çalışma kağıtları; yapılan denetimin yöntemini, kapsamını, kanıtlarını ve denetim çalışması sonuçlarını anlaşılabilir olmasını sağlayacak şekilde hazırlanmalıdır. Kısaca az, öz ve tam olmalıdır.

Çalışma Kağıtlarını Kim Saklamalıdır? Çalışma Kağıtlarının Sahipliği

Çalışma kağıtları ve denetim belgelerini, dış denetim tarafından bağımsız bir denetim faaliyeti yürütülüyorsa, bu dokümanlar yasal saklama süreleri boyunca saklanabilmektedir. İç denetim için ise bu durum ihtiyaçlar doğrultusunda belirlenebilmektedir. Genel olarak iç denetimde çalışma kağıtları takip denetimine konu olan süre boyunca saklanır ve süreçlerin tamamen değişmesi, iptal olması gibi durumlarda veya saklamaya artık gerekli görülmeyen durumlarda kaldırılabilmektedir. Yapılan iç denetim faaliyetlerinde genel olarak dijital ortamlarda saklama yapıldığı için bu tip çalışma kağıtları ortada bulguya konu bir işlem kalmamışsa, yedek alınarak uzun süreler boyunca saklanır ve daha sonraki denetim faaliyetlerinde yol göstermesi açısından kullanılmaktadır. Kullanılan ERP sistemlerinden her zaman elde edilebilecek büyük boyutlu dosyalar ve sadece belirli bir periyotu gösteren ve genel geçerliliği olmayan konulara ilişkin dosyaların ise saklanması tercih edilmemektedir.

Çalışma kağıtlarının gizliliği önemli olsa da günümüz iş hayatında yapılan iç denetim faaliyetlerinde çalışma kağıtlarının detayları incelenen kişi veya birim dışındakilere genel olarak gösterilmemekle birlikte, üst yönetim talebi veya özel durumlar için gösterilebilmektedir. Burada tekrar altını çizmekte faydalı olan kısım mutlaka her yapılan işlem, bir kanıta dayandırılabilmesi ve açıklanabilir olması gerektiğidir.

Mesleki uygulama çerçevesinde ise çalışma kağıtlarıyla ilgili olarak bilgilerin kayıtlı hale getirilmesi başlığında, denetimin görev sonuçlarına ve görüşlerine dayanak olan bilgiler kayıtlı hale getirmelidir der. İç denetim personelleri çalışma kağıtlarını, yapılan analizler, varılan hükümleri ve sonuçları kapsayacak şekilde belgelendirir. Bu belgeler denetim yöneticisi tarafından gözden geçirilir ve sonrasında saklanır. Çalışma kağıtları denetim faaliyetinin verimliliğini arttırabilir ve denetimde görev paylaşımını da kolaylaştırabilir. Bu dokümanların saklanması ise her zaman önemli olan genel konuları içeren çalışma kağıtları sürekli saklanması tercih edilebilirken, takip denetimi gibi konularda kullanılabilecek dokümanlar ise ayrıca sınıflandırılarak saklanabilir.

Denetim çalışmalarımda karşılaştığım bir husus kanıt bile olsa her zaman itiraz edilebildiği, iç denetimin yönteminin ve bulgunun geçerliliğinin sorgulandığıdır. Bu durumda yaptığınız işi açıklayabilmek için bulunduğunuz konum, bağlı bulunduğunuz kişiler veya sözleriniz yeterli olmayacaktır.