Süreç Denetimi Değerlendirme Soruları

Bir Süreç denetimi yaparken ne gibi sorular sorulabilir? İlk kez iç denetimle karşılaşacak olan birimlere hangi sorular sorulabilir?

TDK’ya göre süreç; Aralarında birlik olan veya belli bir düzen veya zaman içinde tekrarlanan, ilerleyen, gelişen olay ve hareketler dizisi demektir. Girdileri çıktılara dönüştürmek için yapılan işlerin tamamı veya bir işin yapılabilmesi için birbirini takip ederek gerçekleştirilen tüm işlemlerin tamamı olarak da açıklayabiliriz.

Bir şirkete veya bir departmana ilk kez süreç denetimine gidildiğinde veya denetim yaparken süreç sahipleri ile yapılan görüşmelerde ana resmi size gösterebilecek ve denetim için yol haritasını oluşturabilecek aşağıdaki soruları sorabilirsiniz.

Yeni bir şirkete başladığımda “x” yerin süreç denetimini yap denerek işler hakkında pek bir fikrim olmadan gönderilince, yapılan işleri daha iyi anlayabilmem ve sonrasında denetimi gerçekleştirebilmem için faydalı olmuştu.

                               SÜREÇ DEĞERLENDİRME SORULARI

Süreci anlamak için başlangıç soruları:

• Yapılan işlerle ilgili mevcut süreçler nelerdir ve bu süreçler hangi alt süreçlerden oluşmaktadır?

Açıklama

• Sürecin öncelikleri nelerdir? Süreç kapsamında üretilen çıktının maddi ve maddi olmayan değeri nedir?

Açıklama

Sürecin Nasıl yürütüldüğünü öğrenmek için sorulacak sorular:

• Süreç nasıl başlamaktadır, süreci başlatmak için bir tetikleyici var mıdır? (Kişi talebi, otomatik sistemsel talepler veya bir özel durumun yaşanması gibi)

Açıklama

• Süreçte görev alan kişiler ve unvanları nelerdir?

Açıklama

• Görüşülen ve sürecin asıl sahibi departman dışında, süreçlere katkı sunan ve girdi sağlayan departman veya kişiler kimlerdir?

Açıklama

• Bu sürece ilişkin resmi kurumlar tarafından yayınlanan yönetmelikler, prosedürler nelerdir?

Açıklama

• Diğer departmanlardan veya dış kaynaklardan alınan bilgi ve belgeler nelerdir? Hangi ortamda nasıl alınmaktadır?

Açıklama

• Sürecin veya sürece bağlı yapılan işlemlerin tamamlanması için zaman sınırı veya bir dönemi (Örn:Üç aylık, altı aylık dönemler gibi) var mıdır?

Açıklama

Sürecin Sonuçlandırılmasıyla ilgili Sorular?

• Sürecin veya bağlı olan işlemlerin sonucunda yaratılan ürün ve hizmetler yani çıktılar nelerdir?

Açıklama

• Süreç kapsamında kullanılan sistemlerin ve süreç kapsamında kritik görevde bulunan personellerin yedeklenmesi yapılıyor mu?

Açıklama

• Sürecin sağlıklı bir şekilde işlemesini engelleyecek sorunlar var mıdır? Mevcut durumda bir sorun yoksa hangi durumlarda sürecin işlemesinde aksaklıklar meydana gelebilir?

Açıklama

• Süreç kapsamında ekleme yapmak istediğiniz veya sürece katkısı olabileceğini düşündüğünüz ek görüşünüz var mıdır?

Açıklama