Suistimallerin Önlenmesinde Kurum içi İhbar Mekanizmasının Önemi

Şirketler, faaliyetlerini doğruluk ve dürüstlük ilkeleri çerçevesinde yürüttüğü düşünüldüğünde, çalışanlarından da davranış kurallarını, şirket prosedürlerini ve politikalarına uygun şekilde olmasını beklemektedirler. Politikalara ve prosedürlere uygunluk kapsamda şirket içerisinde veya şirket dışına açık bir şekilde ihbar hatları kurulabilmektedir. Bu yazımızda şirket içerisinde kurulabilecek ihbar mekanizmasının önemine değineceğiz.

İhbar hatlarının kurulmasındaki amaç; çalışanların, yanlış veya hatalı bulduğu davranışları, kendi açılarından, yönetimsel ya da faaliyetsel eksiklikleri bildirebilecekleri bir mekanizmanın oluşturulması ve şirketin politika ve prosedürlerine uygun olarak faaliyetlerine daha sağlık bir şekilde devam edebilmesinin sağlanmasıdır. Bir başka amaç ise çalışan suistimalleri sonucunda, şirketin maddi ve itibari kayıplarının önüne geçebilmektedir. Yönetimsel açıdan bakıldığında bu ikinci amacın daha yüksek bir öneme sahip olduğu görülmektedir.

Şirket içerisinde ihbar hattı oluştururken ihbarı yapacak çalışanın gizliliğinin korunması en önemli unsurdur. Bunu sağlamak için genel olarak anonim bildirimler yapılması tercih edilebilmektedir. Herhangi bir unvan ya da isim belirtmeden şirket içerisine koyulan posta kutularına atılacak zarf şeklindeki bildirimler, şirket geneline açık olan ve isim belirtmeden ihbar yazılabilecek sayfalar, ihbar için özel telefon hatları gibi yöntemler tercih edilebilir.

Şirket içerisinde böyle bir mekanizma kurulurken dikkat edilmesi gereken önemli bir husus ise ihbar ile neyin anlatılmak istendiğidir.

İhbarın sözlük anlamı bildirim, haber verme olarak geçmekte olup ihbar kapsamına aşağıdaki konular girebileceği gibi şirketlerin bu yer aldığı sektör ve faaliyetleri özelinde bu konuları da arttırmak mümkün olacaktır. İhbara konu olabilecek durumlar:

• Rüşvet alma, rüşvet verme,
• Şirketin malının ve parasının kendi çıkarları için usulsüz bir şekilde kullanılması, zimmete geçirilmesi,
• Personellerin şirket faaliyeti kapsamında adli boyutu olan bir olaya karışması,
• Yasalara ve resmi kurum mevzuatlarına uygun olmayan işlerin bilinçli bir şekilde gizli olarak yapılması,
• Şirket nam ve hesabı kullanılarak kişisel çıkar oluşturacak faaliyetler yapılması,
• Şirketin yazılı politika ve prosedürlerine uygun olmayan davranışların sürekli bir şekilde yapılması,
• Şirket personellerine yöneticileri tarafından mobbing uygulanması,
• Şirket personellerinin belirli çalışanlar tarafından güvenliğinin veya görevinin tehlike altında olması,
• İhale ile yapılan işler için bir kesim veya bir şirkete imtiyaz tanımak için şirket politikasına ve tarafsızlığa uygun olmayacak şekilde bilgi ve belge verilmesi,

Gibi maddeler tanımlama yapılırken çoğaltılabilir.

Şirketlerin ihbar hatlarından beklentisi kendi özelinde değişebilmektedir. Bazı şirketler, örneğin şirket çalışanlarının çalışma koşulları veya yöneticileri ile ilgili eleştirilerini bu kanal üstünden almak istemeyebilmekte ve bunu da çalışanlara belirtebilmektedirler. Hangi konunun ihbar kapsamına girdiğinin net olarak belirlenmesi, ihbar sisteminin verimli bir şekilde yönetilmesini sağlayacaktır.

İhbar sistemlerinin yönetimi bazı şirketlerde, öncelikle çalışanın bir üst yöneticisine haber vermesi daha sonrasında onun onayı ve bilgisine göre ilgili kişilere haber vermek şeklinde olabilmektedir. Bu yöntem gözlemlerime göre ihbarı yapacak kişiler için olumsuz bir ortam doğurmakta ve ihbar sonucunda kişinin gizliliği, iş güvencesi hatta kişisel güvenliği bile tehdit altına girebilmektedir. Genel olarak ihbarın anonim kalması veya ayrı bağımsız bir birim tarafından bu sürecin değerlendirilmesi önemli olmaktadır. Bu noktada iç denetim birimlerinin rolü ön plana çıkmakta ve eski usul yöntemleri kullanan, çözüm odaklı olmak yerine sorunun bir parçası olan denetim yöneticilerinin şirketlerden bertaraf edilerek yerine iletişimi iyi olan, diğer çalışanlara yukarıdan bakmayan ve kendilerinin de aynı pozisyonda olduğunu bilen ve hissettiren denetim çalışanlara büyük görev düşmektedir.

İhbarların veya önemli sayılabilecek bilgilerin denetim birimi çalışanlarının ikili (insani) ilişkileri sayesinde ortaya çıktığı da bir gerçektir. Çalışma hayatında genel olarak sözde kalabilen iletişimin gücü ise denetim birimleri için olduğu kadar şirketlerin temeli için de çok önemlidir.

 İhbar Hatlarının Kurulmasında Dikkat Edilecek Hususlar

Çalışanların ihbarları şirket içerisinde yapması, dışa yansıtmaması veya şirket dışına olayların yansıtılmaması önemlidir.

Çalışanlar ihbar hatlarının aktif bir şekilde çalıştığını gördüğünde, ve alınacak aksiyonlara ve şirket politikalarına güvendiğinde, ihbar etme eğilimleri de artacak ve şirketin önemli sorunları hızlı bir şekilde tespit edilerek daha fazla büyümeden kontrol altına alınabilecektir. Ayrıca bu mekanizmanın kurularak aktif bir şekilde işletilmesi şirket içerisinde caydırıcılıkta sağlayacaktır.

Şirketler tarafından birden fazla kanaldan ihbar alınabilecek şekilde bir tasarım yapılarak, bu mekanizmanın daha verimli çalışması sağlanabilir.

İhbarları ilk olarak inceleyecek kişinin belirli tecrübede olması ve objektif bir değerlendirme yapabilecek yetkinlikte olması önemlidir. Bazı şirketler gelen ihbarları belirli periyotlarda birden fazla kişi veya birimin katılımıyla değerlendirebilmektedirler.

Yönetimin ihbar hattından beklentisi belirlendikten sonra, çalışanlara bu hattın tanımı yeterli bir şekilde yapılmalıdır. Yasal değişiklikler, şirket faaliyetlerinin ve iş kollarının değişmesi gibi durumlarda şirketin ihbar hattı politikaları güncellenmelidir.

İhbar sistemi kurulduktan sonra personellerin görebileceği yerlerde afişler ve belirli periyotlarda genel bilgilendirme e-postaları ile de farkındalık arttırılmalıdır.

İç Denetim İhbar Hattı Mekanizmasının Neresinde Olmalı

İç denetim birimleri şirket içerisinde etik kurallar yaygınlaşması için önemli role sahip olmaktadır. İç denetim birimleri şirketin tüm süreçleri hakkında bilgiye sahip olmasının yanı sıra bağımsız ve objektif olmaları ile de ihbar hattının şirket bünyesinde kurulup, yaygınlaştırılmasında, ihbar mekanizmasının işlevliliğinin değerlendirilmesinde önemli bir yere sahip olmaktadır. İhbar sistemi kurularak bu sisteme ilişkin prosedür hazırlanması veya hazırlanan prosedürün gözden geçirilmesi konusunda da destek vererek şirkete değer sağlayabilmektedir. Ayrıca yapacağı süreç denetimleri kapsamında çalışanlara ihbar hattının kullanılması konusunda bilgi vererek bu mekanizmanın daha etkin bir şekilde çalışmasını sağlayabilir. Gelen ihbarların yönetimi konusunda için özel bir inceleme ekibi kurulabileceği gibi şirketin organizasyonel yapısına göre iç denetim birimlerinden de destek alınabilmektedir.

İhbar Hattının Etkin Bir Şekilde Çalışması

Üst yönetim tarafından aktif olarak, güçlü bir şekilde desteklenmeyen, ihbar hatları ve ihbar mekanizmaları, sadece kağıt üzerinde varlığını gösteren ve bir süre sonra anlamını yitiren bir duruma dönüşecektir. Belirlenen ihbar politikaları ve bu ihbarlar için alınacak aksiyonlar hızlı bir şekilde uygulanması, çalışanlar için olumsuz bir izlenimi olabilecek bu hattın, etkili olmasını sağlayacak ve ihbarı yapan çalışanın da şirkete ve şirketin politikalarına bağlılığının artmasını sağlayabilecektir.