Denetimde Açılış ve Kapanış Toplantıları

Denetim çalışmasının başlangıcında ilgili birim yöneticileriyle açılış toplantısı düzenlenmesi ve çalışmanın tamamlanma aşamasında da yine ilgili birim yöneticileri katılımıyla bir kapanış toplantısı düzenlenir.

Açılış Toplantısı

Denetim faaliyetleri incelenecek süreç ya da verilen görevle ilgili ön çalışmayla başlar. Bu çalışmanın amacı, denetim personellerinin yapacağı görev için gerekli bilgiyi elde etmesine yardımcı olmaktır. Ön çalışma; denetim amaçlarının belirlenmesi, bilgi toplama ve açılış toplantısı safhalarından oluşur. Elde edilen bilgiler doğrultusunda denetim amaçları belirlenir, potansiyel inceleme alanlar ile denetim kapsamı da belirlenerek çalışma planı hazırlanır. Bu aşamalar sonrasında ise açılış toplantısı düzenlenir.

Denetimin faaliyetinin başlangıcında denetlenecek birim yöneticileri ve gerekli olan diğer personel ve birimlerin katılımıyla toplantı yapılır. Pandemi öncesinde bu toplantıların yüz yüze yapılması tercih ediliyorken şu an süreçlerin daha hızlı işlemesi ve sağlık koşulları gibi sebeplerle çevrimiçi olarak uzaktan gerçekleştirilmektedir. Bu açılış toplantısında; denetimin amaçları, hedefleri, kapsamı,
denetimin tahmini süresi, denetim faaliyetini yürütecek personellerin isimleri ve irtibat numaraları, denetim sırasında çalışanlardan beklentiler, yönetimin denetimden beklentileri, denetimin nasıl gerçekleştirileceği, raporlama aşaması ve denetim sürecinin nasıl olduğuna dair bilgilendirmeler yapılır. Toplantı sırasında alınan kararlar ve notlar bir tutanak ile yazılı hale getirilir ve ilgili katılımcılarla paylaşılır.

Kapanış Toplantısı

Denetim faaliyeti sonucunda ortaya çıkan tespitler ve öneriler birimlerle paylaşılarak cevap alınır ve alınan cevaplar üzerindeki mutabakatsızlıklar, denetim çalışmasının birimler için değerlendirilmesi, ek görüşler ve çalışmanın son durumu kapanış toplantısında görüşülür. Yapılan görüşme bir tutanak halinde ilgili birim ve kişilerle paylaşılır. Kapanış toplantısından sonra denetim çalışması son halini alır ve üst yönetime sunulmak üzere hazırlanır.

İç denetim birimleri kapanış toplantısı yapmadan ya da tüm her şeyi dokümante etmeden üst yönetimin karşısına rapor sunumu için çıkmamalıdır. Ayrıca kapanış toplantısında birimlere bu toplantının önemi anlatılmalı ve bu toplantı sonrasında raporda herhangi bir değişiklik olmadan üst yönetime ilgili konuların belirtildiği şekilde aktarılacağı ifade edilmelidir.

Denetlenen birim, bulgulara (mevcut durum, riskler ve etkileri ile önem düzeyleri) katılması
halinde, kapanış toplantısı sonuçlarını da dikkate alarak makul bir sürede alınacak önlemleri
içeren bir eylem planı sunmak zorundadır. Bu eylem planında; her bir bulguda belirtilen
hususların düzeltilmesiyle ilgili olarak yapılması planlanan somut faaliyetlere, bu
faaliyetlerin tamamlanacağı tarihlere ve bu faaliyetlerin gerçekleştirilmesinden sorumlu
kişilerin unvanlarına yer verilmelidir.

Kapanış toplantısının önemi birimlere anlatılmalıdır.

Açılış ve kapanış toplantılarının yapılması, denetim faaliyetinin daha uygun şartlarda yapılmasına olanak vermesinin yanı sıra denetim çalışması esnasında oluşabilecek sorunların daha hızlı bir şekilde çözüme ulaşmasına da yardımcı olacaktır.

Açılış ve kapanış toplantısının nasıl yapılacağına ait bilgiler İç Denetim Yönetmeliği’nde yer verilmesi, şirket içerisinde farkındalığı arttırabileceği gibi iç denetimin süreçlerinin daha sağlıklı yürütülmesini de sağlayacaktır.